การเพิ่มประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของตนเองในการบริหารเวลา

25 Jul การเพิ่มประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของตนเองในการบริหารเวลา

จากบทความที่แล้ว เราได้เรียนรู้เรื่องหลักการของการบริหารเวลากันไปแล้ว ครั้งนี้เราลองมาดูวิธีที่จะทำให้การบริการเวลาของเรามีประสิทธิภาพกันมากขึ้นกันค่ะ

การจัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน

การจัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนนั้นมีความสำคัญต่อการทำงานมาก หากเรารู้ว่างานอะไรควรทำงานไหนจะทำให้งานของเราสามารถบรรลุไปตามเป้าหมายได้ แต่หากเรายังจัดลำดับความสำคัญของแต่ละงานไม่ได้นั้นก็จะทำให้ระบบงานของเรารวน และอาจจะไปกระทบต่องานอื่นๆในอนาคตได้ โดยหลักการจัดลำดับความสำคัญของงาน มีดังต่อไปนี้

1. จัดตารางการทำงาน โดยจะมีช่องงานตามเวลา งานเร่งด่วน งานสำคัญ งานที่เหลือทั้งหมด และปฏิบัติตามตารางที่ได้กำหนดไว้
2. ประเมินผลงาน เป็นเหมือนการตรวจสอบตัวเองอีกครั้งหลังจากทำงานไปแล้วในแต่ละวัน ว่าเราสามารถทำงานได้ตามที่หนดหนดไว้มากน้อยเพียงใด เพื่อที่จะได้นำมาปรับปรุงกับการทำงานในวันพรุ่งนี้ต่อไป

เทคนิคการบริหารเวลา

1. ไปถึงที่ทำงานแต่เช้า เพื่อที่เราจะได้มีเวลาในการคิดในการวางแผนการทำงานในแต่ละวัน
2. หาช่วงเวลาตัดสิ่งรบกวน อาจจะกำหนดเวลาสัก 1 ชั่วโมงที่เราจะโฟกัสแต่งานของเราไม่ไปยุ่งเกี่ยวกับเรื่องอื่นๆ หรือวอกแวกไปทำอย่างอื่น
3. เขียนบันทึกสิ่งที่ต้องทำ พร้อมจัดสรรเวลาและจัดลำดับความสำคัญ
4. จัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ ในตอนเย็นจัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ เพื่อที่จะได้ง่ายต่อการหาเอกสารในตอนเช้า
5. ลดจำนวนครั้งและเวลาในการประชุม ต้องคำนึงผลที่ได้จากการประชุมในแต่ละครั้งว่าคุ้มค่ากับเวลาไหม
6. แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ โดยการจัดรูปแบบงานหรือโครงการให้เป็นกิจกรรมย่อยๆ เพื่อสามารถทำงานให้เสร็จลุล่วงไปได้ในแต่ละช่วง เพราะยากมากที่เราจะหาเวลามาทำงานใดงานนึงติดต่อกันเป็นช่วงเวลายาวๆ เพราะยังไงในแต่ละวันต้องมีงานอื่นแทรกเข้ามาอย่างแน่นอน
7. เริ่มลงมือทำทันที หากตัดสินใจทำทันที แล้วค่อนเพิ่มเติมทีหลัง จะทำให้งานเสร็จไวขึ้น
8. ใช้เทคโนโลยีช่วยในการทำงาน การเลือกใช้เทคโนโลยีให้เหมาะสมก็สามารถช่วยให้เราทำงานเสร็จเร็วมากขึ้นหลายเท่า
9. เตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็นไว้ใกล้มือ เพื่อที่จะได้หยิบจับใช้งานสะดวก ไม่ต้องเสียเวลาหา
10. ใช้หูแทนตาเพื่อประหยัดเวลา
11. ใช้เวลารอคอยให้เกิดประโยชน์ หากต้องรอคอยอะไรสักอย่าง เราต้องการงานง่ายๆทำระหว่างรอ เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์
12. ทำวานด้วยความสบายใจ มีความสุขไปกับงานที่ทำ เป็นกรเสริมสร้างพลังจิตใจให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
13. ในการทำงาน ควรกำหยดเวลาพักผ่อนไปด้วยหรือเปลี่ยนไปทำงานที่แตกต่างกัน จะช่วยทำให้เราไม่เครียดไปกับงานใดงานหนึ่งมากไป และยังทำให้ทงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ที่มา  : เอกสารความรู้ สดร. ลำดับที่ 17/ปีงบประมาณ 2553 สถาบันดำรงราชานุภาพ สำนักงานปลัดกระทรวงมหาไทย